PELATIHAN SURAT MENYURAT

 

PELATIHAN SURAT MENYURAT
Oleh: Damayanti Octori Purba

Surat merupakan alat komunikasi yang sampai sekarang masih digunakan dan dianggap lebih sah dari jenis alat komunikasi lainnya. Melihat dari pengertiannya surat juga disebut sebagai sarana komunikasi secara tida langsung dalam bentuk tulisan yang mudah dilakukan baik dari jarak jauh maupun dekat untuk menyampaikan informasi oleh suatu pihak kepada pihak lain. Surat banyak digunakan oleh personal maupun suatu instansi/organisasi ataupun perusahaan.

Apa sajakah fungsi Surat?

1.      Sebagai Media Komunikasi, surat saat ini masih banyak digunakan sebagai media komunikasi khusunya antar suatu organisasi/instansi dengan instansi lainnya. Namun untuk penggunaan surat sebagai sarana komunikasi interpersonal saat ini sudah jarang, dikarenakan tidak efisien baik dari segi waktu maupun jarak.

2.       Sebagai Bukti Tertulis, dalam hal ini biasanya surat dijadikan sebagai bukti tertulis baik itu dalam sebuah perjanjian ataupun sebuah keputusan

3.      Sebagai Pengingat/Reminder, Surat juga banyak digunakan sebagai pengingat atau reminder. Contohnya yaitu surat pengingat pembayaran listrik, air dll.

4.      Sebagai Duta Organisasi/Instansi, Seperti yang dijelaskan sebelumnya bahwa surat ini banyak digunakan dalam suatu organisasi/instansi. Dalam hal ini, surat dapat menjadi duta atau perwakilan suatu organisasi/instansi tertentu.

5.      Sebagai Bukti Historis, Surat sering digunakan sebagai bahan bukti yang sah. Banyak organisasi/instansi menjadikan surat sebagai bukti historis baik untuk transaksi maupun suatu perjanjian.

6.      Sebagai  Pedoman Kerja, ini merupakan fungsi surat yang terakhir. Surat sering dijadikan sebagai pedoman kerja dalam suatu perusahaan/instansi.

            Dalam penggunaanya terdapat beberapa jenis surat dengan fungsinya masing masing. Beberapa diantaranya yaitu surat dinas, surat keputusan, surat perintah, surat tugas, surat instruksi, surat pengantar, surat kuasa, dan surat pengumuman. Masing masing jenis surat ini memiliki fungsinya masing masing dan juga digunakan diwaktu yang berbeda sesuai dengan kebutuhan.
            Setiap organisasi memiliki surat yang digunakan dalam organisasinya, seperti hal nya organisasi/instansi lainnya organisasi IMAS-USU juga memiliki beberapa jenis surat yang sering digunakan yaitu seperti berikut ini:

·         Surat Keputusan, Surat keputusan (SK) ini digunakan di IMAS-USU biasanya untuk melantik panitia. Contohnya SK DPO Pelantikan Panitia IPPS KE XX.

·         Surat Pengantar, Surat pengantar juga sering digunakan di IMAS-USU biasanya digunakan sebagai surat pengantar untuk permohanan dana. Contohnya surat pengantar permohonan untuk mengadakan bazar panitia Natal di GKPS 1903.

·         Surat Undangan, jenis surat ini banyak digunakan dan berfungsi sebagai duta organisasi IMAS-USU dalam mengundang pihak pihak tertentu untuk menghadiri kegiatan yang diadakan oleh IMAS-USU. Contohnya surat undangan kepada penasehat IMAS-USU untuk menghadiri acara Dies Natalis IMAS-USU ke- 20 tahun.

·         Surat Keterangan, Organisasi IMAS-USU juga mengeluarkan surat keterangan sesuai dengan kebutuhan organisasi dan juga anggotanya. Contohnya Surat Keterangan aktif berorganisasi, Surat keterangan pengurus organisasi dan lainnya.

Walaupun banyak digunakan, membuat surat bukanlah hal yang mudah. Terdapat beberapa ahal yang harus diperhatikan dalam pembuatan surat. Mulai dari kepala atau kop surat, nomor surat, hal, lampiran sampai kepada isi surat.

 

                Dalam Kepala surat terdapat beberapa komponen yaitu seperti logo/lambang organisiasi, nama instansi, email intastansi/organisasi, alamat atau tempat, motto organisasi dan nomor telepon atau kontak dari instansi/organisasi. Gambar diatas merupakan tampilan kepala/kop surat dari surat yang ada di organisasi IMAS-USU.

            Untuk nomor surat juga perlu diperhatikan, dimana nomor surat ini memiliki beberapa manfaat yaitu untuk memudahkan dalam pengarsipan, memudahkan untuk mencari surat kembali dan juga rujukan untuk surat surat berukutnya. Dalam nomor surat ini juga ada beberapa yang perlu diperhatikan seperti nomor urut surat, tujuan, kode, angka bulan, angka tahun dan juga tempat dimana surat dibuat. Dibawah ini merupakan tampilan dari nomor surat yang digunakan di organisasi IMAS-USU. Dimana didalam nomor surat ini sudah sesuai dengan format nomor surat.

                       

 

Dan hal terakhir yang perlu diperhatikan dalam surat yaitu Lampiran, hal dan juga tempat atau tanggal pembuatan surat. Lampiran ini merupakan bagian lain dari surat yang dilampirkan dibelakang surat. Lampiran ini harus jelas berapa lembar dan apa isinya. Untuk hal juga harus dituliskan dengan jelas hal apa yang disampaikan dalam surat tersebut. Dibawah ini merupakan tampilan dari hal, lampiran, alamat dan juga pembukaan isi surat.